VIẾT EMAIL XIN VIỆC BẰNG TIẾNG ANH
Thời đại giao thoa các nền công nghiệp giữa các nước hiện nay. Có rất nhiều công ty từ nước ngoài du nhập vào Việt Nam và tạo nhiều cơ hội làm việc cho người dân Việt Nam. Với công việc ngày càng phong phú và mức lương cực kỳ hấp dẫn luôn thu hút những bạn trẻ mới ra trường ứng tuyển vào những công ty nước ngoài này.
Tuy nhiên, yêu cầu ứng viên phải có khả năng sử dụng tiếng Anh thành thạo. Vì vậy, việc viết email xin việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp được coi như bước đầu tiên quan trọng để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Để biết cách viết email như thế nào cho ấn tượng nhất NativeX sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và cung cấp một số mẫu email cho bạn tham khảo.
NativeX – Học tiếng Anh online toàn diện “4 kỹ năng ngôn ngữ” cho người đi làm.
Với mô hình “Lớp Học Nén” độc quyền:
- Tăng hơn 20 lần chạm “điểm kiến thức”, giúp hiểu sâu và nhớ lâu hơn gấp 5 lần.
- Tăng khả năng tiếp thu và tập trung qua các bài học cô đọng 3 – 5 phút.
- Rút ngắn gần 400 giờ học lý thuyết, tăng hơn 200 giờ thực hành.
- Hơn 10.000 hoạt động cải thiện 4 kỹ năng ngoại ngữ theo giáo trình chuẩn Quốc tế từ National Geographic Learning và Macmillan Education.
Hướng dẫn cách viết email xin việc bằng tiếng Anh
Để viết email xin việc bằng tiếng Anh, bạn có thể làm theo các bước sau đây:
→ Tiêu đề email xin việc
Sự cạnh tranh vào những công ty nước ngoài là khá cao vì họ có nhiều đãi ngộ hấp dẫn, môi trường làm việc vui vẻ, thoải mái và quan trọng là mức lương khá cao nên hàng ngày, công ty nhận được rất nhiều email, email không chỉ riêng về ứng tuyển mà còn là những email của những khách hàng, hoặc những đối tác của công ty. Để tránh tình trạng email của bạn không bị bỏ qua thì bạn cần đặt tiêu đề email sao cho đầy đủ ý, rõ ràng nội dung và từ ngữ chính xác.
Đặt tiêu đề email là “Job Application” hoặc “Application for [tên vị trí công việc]”.
Ví dụ:
- Job Application for Marketing Assistant Position. – Đơn xin việc vị trí Trợ lý Marketing.
- Application for SEO Specialist – [Tên bạn] – Ứng tuyển vị trí Chuyên viên SEO – [Tên bạn]
- Graphic Design at SAMATech_Casy Dang – Thiết kế đồ họa tại SAMATech_Casy Đặng
→ Lời chào đầu email
Không cần biết bạn gửi cho ai, là nam hay nữ, hoặc là người nhận là ai. Hãy luôn đặt sự kính trọng vào đầu thư bằng lời chào và cách xưng hô với người nhận. Qua cách này, nhà tuyển dụng sẽ nhận thấy sự chuyên nghiệp từ bạn.
Trước tiên bạn cần tìm hiểu doanh nghiệp mà bạn cần ứng tuyển vào và danh tính người sẽ nhận được email của bạn (nếu có). Sau đó viết lời chào thật chuyên nghiệp và trang trọng.
ví dụ:
- Dear Hiring Manager, – Kính gửi Người quản lý tuyển dụng,
- Dear + [tên], – Kính gửi + [tên],
- Dear Mr/Mrs + [tên họ], – Kính gửi Ông/Bà + [tên họ],
- Hi + [tên bộ phận/phòng ban] team, – Xin chào + [tên bộ phận/phòng ban] team,
→ Nội dung chính email
Đây sẽ là phần quan trọng nhất của việc viết email xin việc bằng tiếng anh. Hãy bắt đầu bằng việc giới thiệu bản thân, vị trí mà bạn muốn ứng tuyển và bạn đọc được thông tin ứng tuyển từ đâu. Ở phần giới thiệu này bạn nên viết ngắn gọn trong 2 câu.
Ví dụ:
- My name is [Your Full Name], and I am writing to express my sincere interest in the [Position] position advertised on [Source of Job Posting]. – Tên tôi là [Tên đầy đủ của Bạn], và tôi viết này để bày tỏ sự quan tâm chân thành của mình đối với vị trí [Chức vụ] được quảng cáo trên [Nguồn đăng tuyển dụng].
Tiếp theo, bạn nên đề cập đến mục đích của mình trong email này một cách ngắn gọn để tránh lan man, dài dòng, tiết kiệm thời gian cho người đọc. Quan trọng là phải biểu đạt làm sao để nhà tuyển dụng nên chọn bạn, và cảm thấy bạn thích hợp với vị trí này bằng những kinh nghiệm bạn đã có, những thành tích bạn đạt được trong ngành nghề đó và những dự án sắp tới mà bạn sẽ thực hiện.
→ Kết luận
Cuối thư, bạn hãy thể hiện sự tôn trọng người đọc bằng cách gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng. Bên cạnh đó, bạn hãy nêu mong muốn cá nhân như: muốn được phỏng vấn, muốn được thảo luận về kỹ năng này với nhà tuyển dụng nhiều hơn nữa.
Đừng quên để lại cách thức liên lạc của bạn khi nhà tuyển dụng cần nhé.
→ Kết thúc email và chữ ký
Việc ký tên ở cuối thư là điều bạn không thể bỏ qua. Đối với email các bạn có thể gõ đầy đủ họ tên của mình thay cho chữ ký. Những từ ngữ dùng cho kết thư như:
Ví dụ:
- Sincerely, – Trân trọng,
- Best regards, – Trân trọng,
- Kind regards, – Trân trọng,
- Respectfully, – Trân trọng,
- With gratitude, – Với lòng biết ơn,
Một số lưu ý trong cách viết email gửi CV bằng tiếng Anh
→ Về hình thức trình bày email
- Định dạng: Sử dụng định dạng văn bản thô, không sử dụng các loại phông chữ hoặc màu sắc đặc biệt. Sử dụng phông chữ Time News Roman tiêu chuẩn và kích thước chữ 13-14 dễ đọc.
- Độ dài: Giới hạn độ dài của email để nó không quá dài và mất đi sự chú ý. Trung bình, không nên vượt quá 3-4 đoạn văn, và mỗi đoạn nên có từ 3-5 câu.
- Chữ hoa và chữ thường: Tránh viết toàn bộ nội dung email bằng chữ hoa hoặc chữ thường. Sử dụng chữ hoa và chữ thường một cách hợp lý để tạo sự cân đối và dễ đọc.
- Chữ in đậm và in nghiêng: Sử dụng chữ in đậm hoặc in nghiêng để nhấn mạnh những điểm quan trọng hoặc từ vựng đặc biệt. Tuy nhiên, chỉ sử dụng chúng một cách hợp lý và không dùng quá nhiều
→ Về nội dung email
- Tiêu đề email: Nên ghi rõ mục đích và tên của bạn trong tiêu đề email để người nhận phân biệt dễ dàng.
- Ngữ cảnh: Trước khi viết email, bạn nên xác định được ai là người nhận và mối quan hệ giữa bạn với họ. Cách viết email sẽ phụ thuộc vào mục tiêu của việc gửi CV và quan hệ với người nhận.
- Ngôn ngữ lịch sự: Trong email gửi CV, sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang nhã và chuyên nghiệp. Tránh sử dụng ngôn ngữ slang, ngôn ngữ phiên tục, hoặc quá nhiều từ viết tắt.
- Cấu trúc email: Cần chú ý đến cách trình bày email, sử dụng các đoạn văn ngắn, thụt đầu đoạn và xuống dòng hợp lý. Đảm bảo email dễ đọc và gọn gàng.
- Tập trung vào nội dung CV: Email gửi CV nên tập trung vào giới thiệu và tóm tắt nội dung của CV của bạn. Đảm bảo chỉ ra các thông tin quan trọng và nhấn mạnh điểm mạnh của bản thân.
- Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp: Trước khi gửi email, hãy kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp. Điều này giúp tạo ấn tượng tốt hơn và chuyên nghiệp hơn với người nhận.
Một số từ vựng dùng để viết email xin việc bằng tiếng Anh
- Dear Sir/Madam: Kính gửi quý ông/bà, (khi không biết tên của người nhận)
- Dear [Họ và tên]: Kính gửi ông/bà [Họ và tên],
- Dear Hiring Manager: Kính gửi Quản lý Tuyển dụng,
- I am writing to express my interest in the [position].: Tôi viết để bày tỏ sự quan tâm đến vị trí [tên vị trí].
- I am eager to contribute my skills and experience to your team.: Tôi háo hức đóng góp kỹ năng và kinh nghiệm của mình vào đội của bạn.
- My background in [industry] equips me for success in this role: Bối cảnh của tôi trong [ngành] trang bị cho tôi những điều kiện cần thiết cho sự thành công trong vai trò này.
- I possess strong [specific skill] and have a proven track record in [relevant experience]: Tôi sở hữu kỹ năng [kỹ năng cụ thể] mạnh mẽ và có lịch sử làm việc chứng minh trong [kinh nghiệm liên quan].
- I am available at your earliest convenience for an interview: Tôi sẵn lòng tham gia phỏng vấn vào thời điểm thuận tiện nhất của bạn.
- Thank you for considering my application. I look forward to the opportunity to discuss how I can contribute to your team: Cảm ơn bạn đã xem xét đơn của tôi. Tôi mong đợi có cơ hội thảo luận về cách tôi có thể đóng góp vào đội của bạn.
Một số mẫu email xin việc bằng tiếng Anh
Dưới đây là một số mẫu email xin việc bằng tiếng Anh mà bạn có thể tham khảo. Hãy lưu ý rằng bạn nên điều chỉnh chúng để phản ánh thông tin cá nhân của bạn và đảm bảo rằng chúng phản ánh đúng với vị trí bạn đang xin việc.
- Mẫu Email Xin Việc Cơ Bản:
Subject: Application for [Position Title]
Dear Hiring Manager,
I hope this email finds you well. I am writing to express my interest in the [Position Title] position at [Company Name] as advertised on [where you found the job posting].
I am confident that my skills in [specific skills] and my experience in [relevant experience] make me a strong candidate for this role. I have a proven track record of [mention an accomplishment or relevant experience].
I have attached my resume for your consideration. I am available for an interview at your earliest convenience and look forward to the opportunity to discuss how my skills and experiences align with the needs of your team.
Thank you for considering my application. I look forward to the possibility of contributing to [Company Name].
Best regards,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]
- Mẫu Email Xin Việc cho Vị Trí Cụ Thể:
Subject: Application for [Position Title] – [Your Full Name]
Dear [Hiring Manager’s Name],
I trust this email finds you well. I am writing to express my interest in the [Position Title] position at [Company Name], as advertised on [where you found the job posting].
With a background in [Your Relevant Experience], I am excited about the opportunity to contribute my skills in [Specific Skill] to your dynamic team. In my previous role at [Previous Company], I successfully [mention a relevant achievement].
Enclosed is my resume for your review. I would welcome the chance to discuss how my experiences align with the needs of [Company Name] in more detail. Please let me know a time that suits you for an interview.
Thank you for considering my application. I am eager to contribute to the success of [Company Name].
Best regards,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]
Giải đáp câu hỏi thường gặp khi viết email xin việc bằng tiếng Anh
→ Gửi email xin việc có cần đính kèm Cover Letter không?
Có, việc đính kèm Cover Letter trong email xin việc là rất quan trọng. Cover Letter giúp bạn giới thiệu bản thân, nêu rõ lý do muốn làm việc tại công ty và tại sao bạn phù hợp với vị trí công việc đó. Đây là cơ hội để bạn thể hiện khả năng giao tiếp và sự nghiêm túc trong việc xin việc.
→ Định dạng file như thế nào là tốt nhất?
Định dạng file tốt nhất khi gửi email xin việc là PDF. PDF giữ nguyên định dạng, giao diện và nội dung của tài liệu. Điều này giúp đảm bảo rằng nhà tuyển dụng có thể xem tài liệu một cách chính xác và không bị lỗi định dạng khi mở trên các thiết bị khác nhau.
→ Nên đính kèm những tài liệu nào trong email xin việc?
Khi gửi email xin việc, bạn nên đính kèm CV (resume) và Cover Letter. CV nên tập trung trình bày thông tin về kinh nghiệm làm việc, học vấn, kỹ năng và thành tựu quan trọng.
Cover Letter là bức thư giới thiệu bản thân và lý do muốn làm việc tại công ty đó. Ngoài ra, nếu có, bạn cũng có thể đính kèm các tài liệu liên quan như bằng cấp, chứng chỉ, danh sách công trình đã tham gia hoặc bất kỳ tài liệu nào có thể thể hiện khả năng và kinh nghiệm của bạn liên quan đến công việc.
→ Gửi email xin việc vào thời gian nào là hợp lý?
Thông thường, gửi email xin việc vào giữa tuần, từ thứ Ba đến thứ Năm, là thời gian được xem là hợp lý. Vào thời điểm này, người nhận thường chưa quá bận rộn vào đầu tuần hoặc hết tuần làm việc. Tránh gửi vào ngày thứ Hai vì người nhận có thể bận rộn với công việc tích cực nhất trong tuần.
→ Có nên gửi lại email xin việc nếu không nhận được phản hồi?
Nếu đã gửi email xin việc và không nhận được phản hồi sau một thời gian, bạn có thể gửi lại một email theo dõi. Tuy nhiên, hãy chắc chắn rằng email theo dõi của bạn mang tính chuyên nghiệp và lịch sự. Hỏi xin thông tin về trạng thái ứng tuyển của bạn và cung cấp lời cảm ơn lại cho người nhận đã dành thời gian xem email trước đó.
Hy vọng rằng việc chia sẻ về cách viết email xin việc bằng tiếng Anh sẽ mang đến cho bạn kiến thức thêm về việc ứng tuyển và xin việc. NativeX sẽ rất vui lòng nhận được những đóng góp của bạn và đồng thời hy vọng rằng những thông tin trong bài viết đã mang đến cho bạn sự giúp đỡ và khái quát về cách viết email xin việc chuyên nghiệp. Để lại bình luận của bạn và chia sẻ bài viết này để tiếp tục đồng hành cùng NativeX trên hành trình viết email xin việc bằng tiếng Anh.
NativeX – Học tiếng Anh online toàn diện “4 kỹ năng ngôn ngữ” cho người đi làm.
Với mô hình “Lớp Học Nén” độc quyền:
- Tăng hơn 20 lần chạm “điểm kiến thức”, giúp hiểu sâu và nhớ lâu hơn gấp 5 lần.
- Tăng khả năng tiếp thu và tập trung qua các bài học cô đọng 3 – 5 phút.
- Rút ngắn gần 400 giờ học lý thuyết, tăng hơn 200 giờ thực hành.
- Hơn 10.000 hoạt động cải thiện 4 kỹ năng ngoại ngữ theo giáo trình chuẩn Quốc tế từ National Geographic Learning và Macmillan Education.
Tác giả: NativeX
