Trang chủ » GIẬT 3 TẦNG QUÀ – IN DẤU TIẾNG ANH

Tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm – Bài 15: Giải quyết khiếu nại

Nếu bạn làm việc trong môi trường quốc tế, chắc chắn sẽ có lúc bạn cần đến tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm sử dụng trong tình huống giải quyết khiếu nại. Đây là một trong những tình huống khó, đòi hỏi bạn phải có vốn tiếng Anh tốt mới có thể giải quyết một cách thuyết phục. Hãy cùng học tiếng Anh giao tiếp tình huống giải quyết khiếu nại cùng NativeX qua những kiến thức gợi ý dưới đây.

Xem thêm:

• Lộ trình học tiếng Anh giao tiếp dành cho người đi làm
• Bí quyết tự học tiếng Anh cho người đi làm

1. Mẫu câu giao tiếp tiếng Anh cho người đi làm khi giải quyết khiếu nại

1.1 Mẫu câu thể hiện sự lắng nghe

Khi khiếu nại, khách hàng sẽ thường tức giận, thất vọng,… bởi vậy, bạn cần thể hiện sự lắng nghe và có trách nhiệm với lời khiếu nại của họ. Trong tiếng Anh, có rất nhiều cách để thể hiện sự lắng nghe. Bạn có thể dùng những từ sau

• Uh-huh
• Mmm
• I understand… (Tôi hiểu) 
• Yes, I see… (Vâng, tôi biết)

Sau đó, bạn nên bắt đầu bằng những câu hỏi để làm rõ chi tiết vấn đề mà khách hàng hoặc đối tác muốn khiếu nại:

• Could you tell me a little more about why/ how…? (Bạn có thể nói rõ hơn về lý do tại sao/thế nào/… được không?)
• Could you clarify what you mean when you say…? (Bạn có thể làm rõ ý bạn muốn nói…?)
• Can you tell me exactly what happened…? (Bạn có thể nói với tôi chính xác những gì đã xảy ra…?)
• I’d like to summarize the situation to make sure I understand everything correctly. (Tôi muốn tóm tắt lại tình hình để đảm bảo tôi đang hiểu đúng vấn đề.)

1.2 Mẫu câu xin lỗi 

Đây là bước quan trọng, cũng là bước khó nhất, đòi hỏi bạn phải có vốn tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm thật khéo léo, thể hiện sự chân thành, chuyên nghiệp. Một số mẫu câu bạn có thể áp dụng là:

• I’m really sorry to hear that. I understand how difficult/frustrating/disappointing that would be. (Tôi thành thật xin lỗi khi biết điều đó. Tôi hiểu được nó khó khăn/chán nản/thất vọng thế nào)
• I sincerely apologize. We would like to resolve the situation. (Tôi chân thành xin lỗi. Chúng tôi sẽ giải quyết tình hình)
• I apologize for the inconvenience/the problem. (Tôi xin lỗi về sự bất tiện/vấn đề này)
• I’m terribly sorry. We will work to resolve the problem immediately. (Tôi xin lỗi rất nhiều. Chúng tôi sẽ hành động để giải quyết vấn đề ngay lập tức)
• I understand why you are upset/angry/frustrated. We are going to solve this as quickly as possible. (Tôi hiểu tại sao bạn buồn/tức giận/chán nản như vậy. Chúng tôi sẽ giải quyết vấn đề nhanh nhất có thể.)
• I’m really sorry. We’re going to take care of it right away. (Tôi chân thành xin lỗi. Chúng tôi sẽ xử lý vấn đề ngay bây giờ.)

1.3 Mẫu câu thể hiện sự hành động

Sau khi xin lỗi, bạn hành động để giải quyết vấn đề, vậy sẽ có những mẫu câu cách nói như thế nào?

• Let me talk with my manager to see what we can offer you to amend the situation. Would it be okay if I call you back in a few hours with a solution? (Hãy để tôi nói với quản lý để xem chúng tôi có thể cung cấp cho bạn thế nào để giải quyết tình hình. Sẽ ổn chứ nếu tôi sẽ gọi lại bạn sau vài giờ và đưa ra giải pháp?)
• We will send a repair person immediately (or as soon as possible). Let me confirm your location. (Chúng tôi sẽ đưa một người thợ sửa chữa tới ngay lập tức (càng sớm càng tốt). Hãy để tôi xác nhận địa chỉ của bạn)
• We’ll issue a refund immediately to resolve the issue. (Chúng tôi sẽ hoàn tiền ngay lập tức để giải quyết vấn đề này.)
• Let me review this situation so I can identify the best solution. I will get back to you within 24 hours. (Hãy để tôi xem xét lại tình hình để tìm ra phương án giải quyết tốt nhất. Tôi sẽ liên hệ lại trong vòng 24 giờ.) 
• Let me discuss this with my manager/supervisor and get back to you later today with a solution. (Hãy để tôi thảo luận với quản lý/giám sát và trả lời bạn sau trong hôm nay với phương án giải quyết)

2. Mẫu hội thoại tiếng Anh tình huống giải quyết khiếu nại

A: Hello, may I help you? (Xin chào, tôi có thể giúp gì cho anh?)

B: I’d like to make a complaint about my holiday in Da Nang last week (Tôi muốn khiếu nại về kỳ nghỉ của tôi ở Đà Nẵng tuần trước)

A: Hmm I’m sorry to hear that. Could you tell me a little more about why you say that? (Hmm tôi rất rất tiếc về điều đó. Anh có thể nói rõ hơn tại sao lại như vậy?)

B: Firstly, we had to wait the car taking us to the hotel for over 1 hours. When arriving, our room hadn’t been cleaned. (Đầu tiên, chúng tôi phải đợi xe đến đón tới khách sạn hơn 1 tiếng. Khi tới nơi, chúng tôi phát hiện ra phòng ở của mình không được dọn dẹp.)

A: Did you complain to the hotel staff? ( Anh đã phàn nàn với nhân viên khách sạn chưa?)

B: Of course, but the staff do not settle anything. Moreover, the people in the room above sounded like they were having all-night parties, every night. I demanded another room but the receptionist told me the hotel was full (Dĩ nhiên, nhưng nhân viên không xử lý gì cả. Hơn nữa, mọi người ở phòng trên có vẻ như họ đang tổ chức một bữa tiệc tối, tất cả các tối. Tôi đã đề nghị phòng khác nhưng lễ tân bảo với tôi là khách sạn đã hết phòng.)

A: Oh, I see – Oh, tôi hiểu.

B: All the food in the hotel restaurant was awful. It was so bad we had to eat out all the time despite having paid for meals in the price of our holiday (Tất cả thức ăn trong nhà hàng tại khách sạn này đều tệ. Nó quá tệ, chúng tôi đều phải ăn ở ngoài mặc dù đã bao gồm phí trong chuyến đi này.

A: Let me talk with my manager to see what we can offer you to amend the situation. Would it be okay if I call you back in a few hours with a solution? (Hãy để tôi nói với quản lý để xem chúng tôi có thể cung cấp cho anh thế nào để giải quyết tình hình. Sẽ ổn chứ nếu tôi sẽ gọi lại anh sau vài giờ và đưa ra giải pháp?)

B: I need a reasonable compensation as soon as possible. (Tôi cần sự đền bù hợp lý càng sớm càng tốt).

A: Yes, let me review this situation so I can identify the best solution. I will get back to you within 24 hours. (Hãy để tôi xem xét lại tình hình để tìm ra phương án giải quyết tốt nhất. Tôi sẽ liên hệ lại trong vòng 24 giờ. 

B: Thank you. (Cảm ơn bạn)

3. Một số từ vựng cần nhớ khi giải quyết khiếu nại bằng tiếng Anh

• complaint (n) /kəmˈpleɪnt/ : lời phàn nàn, đơn khiếu nại
• dispute (n) /dis’pju:t/ : tranh chấp, tranh luận
• negotiation (n) /nɪˌgəʊʃiˈeɪʃən/ : sự đàm phán
• legal (a) /ˈligəl/ : hợp pháp
• arbitration (n) /,ɑ:bi’trei∫n/ : cuộc phân xử
• inspection (n) /ĭn-spĕk’shən/ : sự kiểm tra
• dealing (n) /’di:liɳ/ : giải quyết
• mediation (n) /ˌmidiˈeɪʃən/ : sự hòa giải
• guarantee (n) /ˌgærənˈti/ : sự đảm bảo, cam đoan
• compensation (n) /¸kɔmpen´seiʃən/ : bồi thường
• claim (v) /kleim/ : đòi hỏi, khiếu nại
• assure (v) /ə´ʃuə/ : đảm bảo
• settle (v) /ˈsɛtl/ : giải quyết
• responsible (a) /ri’spɔnsəbl/ : chịu trách nhiệm

Giải quyết tranh chấp bằng tiếng Anh là một trong những tình huống phức tạp và thử thách trong môi trường công sở. Hy vọng những gợi ý trên sẽ giúp bạn tự tin hơn và có thể giải quyết mọi vấn đề hiệu quả và thành công. Nếu bạn đang muốn nâng cao kỹ năng giao tiếp tiếng Anh của mình, hãy tham khảo giải pháp học trực tuyến hàng đầu Đông Nam Á đến từ NativeX tại đây.

Tác giả: NativeX

Bài viết liên quan

Từ vựng tiếng Anh chủ đề cảm xúc đầy đủ nhất

Vốn từ vựng tiếng Anh về cảm xúc của bạn còn hạn chế nên bạn cảm thấy khó khăn trong quá trình thể hiện và chia sẻ được cảm xúc chính xác của bản thân trong các cuộc trò chuyện? Bạn muốn miêu tả lại cảm xúc của nhân vật tro

Từ vựng và mẫu hội thoại về Thời tiết hay nhất không thể bỏ qua!

Thời tiết luôn là một vấn đề được quan tâm bởi sự ảnh hưởng lớn của nó lên cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Vì vậy hãy tích lũy ngay bộ từ vựng tiếng Anh về thời tiết cùng NativeX để có thể áp dụng linh hoạt trong mọi ng�

Gợi ý từ vựng tiếng Anh chuyên ngành Y khoa nhất định phải biết

Tiếng Anh hiện đang trở thành công cụ hữu ích cho mọi ngành nghề, giúp người đi làm cập nhật kiến thức chuyên môn mới nhất và tự nâng cao, phát triển kỹ năng nghề nghiệp của bản thân. Với những người luôn cần trau dồi và học h�

Tên các loài động vật bằng tiếng Anh

Chủ đề về các tên các con vật bằng tiếng Anh là một trong những chủ đề có một lượng từ vựng khá lớn và rất phong phú về thể loại. Đây là một trong những chủ đề cơ bản người mới học tiếng Anh nên biết để có thể giao ti�

Tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm - Bài 22: Tự giới thiệu bản thân

Tự giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh tưởng chừng như đơn giản nhưng thật ra vẫn rất nhiều người mắc sai lầm. Vậy làm thế nào để tự giới thiệu bản thân một cách khéo léo và ấn tượng nhất để ghi điểm với người đối di�

70 mẫu câu thuyết trình tiếng Anh giúp bạn tự tin như chuyên gia

Bạn sắp có bài thuyết trình tiếng Anh tại công ty nhưng không biết nên truyền tải thế nào cho lưu loát, chuyên nghiệp? Bạn muốn mọi người tập trung lắng nghe và tán dương những gì bạn nói? Bạn sẽ làm được điều đó nếu bạn nắm l

Lời chúc 20/11 bằng Tiếng Anh mới nhất không thể bỏ qua!

Nhân dịp kỷ niệm ngày Nhà giáo Việt Nam sắp đến gần, NativeX xin gửi tới các bạn tuyển tập những lời chúc, bài hát, câu thơ về mái trường thân yêu nhân ngày 20/11. Cùng tìm hiểu và lưu ngay để học nhé! 1. Những lời chúc 20/11 bằn

Tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm giúp thăng tiến bứt phá

Bạn thường xuyên bị lúng túng, bối rối khi phải giao tiếp trong công việc? Hay khi gặp đối tác nước ngoài, bạn không biết phải tiếp chuyện ra làm sao? Vậy thì đừng bỏ qua bài viết cải thiện tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm sau đ

1000 từ Tiếng Anh thông dụng đầy đủ và mới nhất!

Xây dựng vốn từ vựng của bạn với 1000 từ tiếng Anh thông dụng nhất được sử dụng trong tiếng Anh là một khởi đầu tuyệt vời và cần thiết cho hành trình học Tiếng Anh của bạn. Những từ thông dụng này không chỉ mở rộng thuật n

Full bộ giáo trình tiếng Anh cho người mới bắt đầu

Trọn bộ giáo trình tiếng Anh được tổng hợp nhằm phát triển 4 kỹ năng chính trong tiếng Anh: Nghe, nói, đọc viết sẽ giúp bạn phát triển nhanh chóng và nâng cao trình độ Anh ngữ của bạn. Trong thời đại hiện nay, tiếng Anh đã trở thàn

Những mẫu câu giao tiếp tiếng Anh với người nước ngoài

Khi giao tiếp, sẽ có những mẫu câu thông dụng để hỏi về ai đó như thế nào, thể hiện bạn ra sao, cách mời một người nào đó và cách ứng phó với các tình huống trong giao tiếp… Trong nhiều tình huống khác nhau nó có thể giúp bạn c�

Lộ trình học tiếng Anh giao tiếp từ cơ bản đến nâng cao

Làm thế nào để học tiếng Anh giao tiếp hiệu quả là câu hỏi khó nhằn đối với nhiều người. Tuy nhiên, NativeX tin rằng học tiếng Anh chỉ khó khi bạn chưa đặt ra được mục tiêu cụ thể, hay chưa có phương pháp và lộ trình học tập �

Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp Tiếng Anh Là Gì?

Thuế thu nhập doanh nghiệp Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là một trong những loại thuế quan trọng nhất mà các doanh nghiệp phải nộp. Nó được áp dụng dựa trên lợi nhuận mà doanh nghiệp thu được từ hoạt động kinh doanh. Ở nhiều qu�

Bỏ túi ngay những thuật ngữ về Product Marketing

Product Strategy Chiến lược sản phẩm (Product Strategy) là các quyết định về sản phẩm của dự án do cấp quản lý cao nhất đưa ra, chiến lược sản phẩm quyết định sự thành công của một sản phẩm hay một dòng sản phẩm

TOP 50 TỪ VỰNG TIẾNG ANH DOANH NGHIỆP BẠN NÊN BIẾT

Trong môi trường kinh doanh toàn cầu ngày nay, việc sử dụng thành thạo từ vựng tiếng Anh trong doanh nghiệp rất quan trọng. Bài viết này sẽ giúp bạn tổng hợp các từ vựng cần thiết trong lĩnh vực này, từ đó nâng cao khả năng giao tiếp v

Thuật ngữ tiếng Anh về "SOFTWARE"

1. Application Software Phần mềm ứng dụng hay còn được gọi là phần mềm tiện ích (thường được viết tắt là App), được thiết kế để thực hiện các tác vụ cụ thể cho người dùng, bao gồm phần mềm văn phòng, phần mềm xử lý hình �