Viết email trả lời phỏng vấn tiếng Anh chuyên nghiệp nhất
Để dễ dàng vượt qua buổi phỏng vấn, bạn cần gây dựng được những ấn tượng ban đầu cho nhà tuyển dụng. Một trong số đó chính là bước viết email trả lời phỏng vấn tiếng Anh sao cho đúng chuẩn, chuyên nghiệp nhất. Vì vậy, hôm nay NativeX sẽ hướng dẫn bạn cách viết email tiếng Anh xác nhận thư mời phỏng vấn gây thiện cảm và “lọt vào mắt xanh” của nhà tuyển dụng nhé.
Xem thêm:
- Bí quyết viết email tiếng Anh mời nhận việc thuyết phục ứng viên nhất
- Email tiếng Anh mời phỏng vấn chuẩn mực cho nhà tuyển dụng
1. Cấu trúc email trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh
1.1. Cách trả lời email xác nhận phỏng vấn tiếng Anh
Trước khi trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Anh, bạn cần xác định bố cục email tiếng Anh chuẩn mực và chuyên nghiệp nhất. Đây chính là “cái khung” để bạn viết email nhanh chóng, đầy đủ và gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.
Tiêu đề thư
Một bức thư hoàn chỉnh phải có tiêu đề thư. Nếu bạn chuẩn bị kỹ càng phần nội dung mà không có tiêu đề kèm trong mail thì khả năng thư thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh của bạn sẽ vào thùng rác “ngồi” là rất cao đấy. Bởi vì có rất nhiều người như bạn ứng tuyển vào 1 vị trí như bạn nên đương nhiên cũng có nhiều thư phản hồi. Nếu bạn không viết rõ ràng tiêu đề thư thì người phản hồi sẽ không biết bạn là ai và họ không có thời gian đi check lại thông tin. Vì vậy hãy thể hiện sự chuyên nghiệp của mình bằng với cú pháp:
[tên vị trí ứng tuyển] – [tên bạn].
NativeX – Học tiếng Anh online toàn diện “4 kỹ năng ngôn ngữ” cho người đi làm.
Với mô hình “Lớp Học Nén” độc quyền:
- Tăng hơn 20 lần chạm “điểm kiến thức”, giúp hiểu sâu và nhớ lâu hơn gấp 5 lần.
- Tăng khả năng tiếp thu và tập trung qua các bài học cô đọng 3 – 5 phút.
- Rút ngắn gần 400 giờ học lý thuyết, tăng hơn 200 giờ thực hành.
- Hơn 10.000 hoạt động cải thiện 4 kỹ năng ngoại ngữ theo giáo trình chuẩn Quốc tế từ National Geographic Learning và Macmillan Education.
Lời chào
Lời chào chính là phần đầu tiên, cũng là phần để gây ấn tượng với người đọc. Đối với bất kỳ email nào, bao giờ chúng ta cũng phải có phần chào hỏi trước khi bước vào nội dung chính. Tuy là nhỏ nhưng nếu thiếu đi phần này, bức thư của bạn sẽ đánh mất thiện cảm với nhà tuyển dụng, và thậm chí nghiêm trọng hơn, họ hoàn toàn có thể rút lại quyết định ngay lập tức nếu thấy bạn thiếu chuyên nghiệp.
Nếu bạn không biết chính xác tên của nhà tuyển dụng hoặc tên trưởng phòng nhân sự, bạn có thể dùng Dear Hiring Team / To whom it may in concern. Tuy nhiên, cách dùng này thường không được đánh giá cao, nó thể hiện rằng bạn chưa thực sự quan tâm và nghiêm túc tìm hiểu về công việc.
Để chào hỏi chuyên nghiệp hơn, bạn nên dùng mẫu câu: Dear Mr. /Mrs. /Ms. ( + tên nhà tuyển dụng / tên người quản lý bộ phận tuyển dụng/ tên trưởng bộ phận bạn ứng tuyển). Thường trong email mời phỏng vấn, người gửi sẽ có ký tên. Bạn nên lưu lại tên người tuyển dụng vì đây là người sẽ nhận thư của bạn. Một lá thư gửi đến đích danh người nhận bao giờ cũng ấn tượng hơn một bức thư với địa chỉ người nhận rất chung chung. Bởi điều này thể hiện rằng, bạn để ý đến những chi tiết nhỏ nhặt trong tin tuyển dụng hoặc đã có sự đầu tư tìm hiểu ít nhiều về công ty, bạn có dành sự quan tâm thật sự cho vị trí này.
Cảm ơn nhà tuyển dụng
Sau khi chào hỏi, bạn nên đi thẳng vào nội dung chính, tránh lòng vòng thông tin không liên quan. Đầu tiên, bạn nên gửi lời cảm ơn nhà tuyển dụng đã lựa chọn bạn trong hàng ngàn CV được gửi đến để sắp xếp lịch phỏng vấn. Vượt qua vòng này cũng đồng nghĩa với việc bạn tiến gần hơn một bước đến vị trí mơ ước của mình.
Ví dụ:
- Thank you for the invitation to interview for the Marketing Manager position.
(Cảm ơn anh rất nhiều vì lời mời phỏng vấn cho vị trí trưởng phòng Marketing) - Thank you for your invitation to interview with ABC Company.
(Cảm ơn vì lời mời của anh tới buổi phỏng vấn của công ty ABC) - I would like to thank you for your consideration for my application for the position of…[vị trí bạn ứng tuyển]
(Tôi rất cảm ơn về sự cân nhắc của bạn cho sự ứng tuyển của tôi ở vị trí…). - Thank you for the opportunity …
(Cảm ơn anh vì đã trao cơ hội…)
Xác nhận lịch phỏng vấn
Sau đó, xác nhận lịch phỏng vấn nếu thời gian mà người gửi đưa ra phù hợp với bạn. Nếu lịch hẹn không phù hợp, đừng ngần ngại đưa ra một thời gian cụ thể khác và hỏi xem nhà tuyển dụng có đồng ý hay không. Một số trường hợp nhà tuyển dụng sẽ đưa ra một vài thời gian và yêu cầu bạn chọn lịch phỏng vấn. Hãy xác nhận tất cả các buổi bạn có thể đi và đừng quên nhấn mạnh buổi nào bạn mong muốn nhất.
Ví dụ:
- I’m writing to confirm the interview details …
(Tôi viết thư này để xác nhận thông tin chi tiết về buổi phỏng vấn…) - I very much would like to interview with you at…
(Tôi rất vui được tham gia buổi phỏng vấn với anh tại…) - I appreciate the opportunity and I look forward to meeting with (Hiring Manager) on (date) at (time) in your (location) office.
(Tôi rất trân trọng cơ hội này và mong chờ buổi gặp với Quản lý tuyển dụng vào ngày… tại…)
Yêu cầu hoặc thắc mắc (nếu có)
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc cần thêm thông tin nào liên quan đến cuộc phỏng vấn, hãy hỏi ngay trong thư trả lời này. Một số vấn đề bạn cần phải chuẩn bị kỹ như: giấy tờ cần thiết (CV, sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, chứng minh thư bản sao, bằng cấp, chứng chỉ, các sản phẩm cá nhân để chứng minh năng lực…); địa điểm phỏng vấn cụ thể, và thông tin liên lạc của người phỏng vấn để bạn có thể liên lạc ngay cho họ nếu có bất kỳ khó khăn hay vấn đề phát sinh.
Kết thư và ký tên
Cuối cùng, bạn nên đề cập đến rằng sẽ đến phỏng vấn đúng giờ và kết thúc là lời chào trân trọng kèm theo chữ ký và thông tin liên hệ của cá nhân bạn. Đừng quên để lại thông tin cá nhân như số điện thoại hoặc email, mặc dù nhà tuyển dụng đã nắm được nhưng bạn vẫn nên nhắc lại ở phần này vì nó khá ngắn gọn và tiện dụng cho họ.
Ví dụ:
- I look forward to hearing from you.
(Tôi rất mong phản hồi từ bạn). - Yours faithfully, (sử dụng nếu đầu thư sử dụng Dear Sir/Madam)
- Yours sincerely, (sử dụng nếu đầu thư dùng Dear Mr/Ms…)
[Ký tên]
1.2. Từ chối lời mời buổi phỏng vấn tiếng Anh
Phản hồi thư mời phỏng vấn không chỉ mỗi việc xác nhận đi phỏng vấn mà còn bao gồm cả việc từ chối lời mời nếu bạn không có nhu cầu cho vị trí. Nếu bạn gửi CV và Cover Letter nhưng nhà tuyển dụng phản hồi quá lâu và bạn đã có 1 công việc mới. Trong trường hợp này nhiều bạn chọn cách im lặng nhưng lời khuyên là bạn hãy phản hồi nhà tuyển dụng để họ không mong đợi và tìm ứng viên khác. Cấu trúc thư từ chối phỏng vấn khá giống với thư chấp nhận, chỉ khác phần lý do. Sau đây là một số lý do mà bạn nên bỏ vào mail phản hồi:
This position is a great opportunity. However, after careful consideration, I have decided to accept a position at another company.
(Vị trí này là một cơ hội tuyệt vời. Tuy nhiên, sau khi xem xét cẩn thận, tôi đã quyết định chấp nhận một vị trí tại một công ty khác).
Thank you very much for considering me for the position of [vị trí ứng tuyển] and for inviting me to interview with your company. However, I would like to withdraw my application for this position
(Rất cám ơn bạn vì đã xem xét tôi về vị trí…và đã mời tôi phỏng vấn với công ty của bạn. Tuy nhiên, tôi muốn rút đơn xin việc ở vị trí này).
NativeX – Học tiếng Anh online toàn diện “4 kỹ năng ngôn ngữ” cho người đi làm.
Với mô hình “Lớp Học Nén” độc quyền:
- Tăng hơn 20 lần chạm “điểm kiến thức”, giúp hiểu sâu và nhớ lâu hơn gấp 5 lần.
- Tăng khả năng tiếp thu và tập trung qua các bài học cô đọng 3 – 5 phút.
- Rút ngắn gần 400 giờ học lý thuyết, tăng hơn 200 giờ thực hành.
- Hơn 10.000 hoạt động cải thiện 4 kỹ năng ngoại ngữ theo giáo trình chuẩn Quốc tế từ National Geographic Learning và Macmillan Education.
2. Lưu ý khi viết email trả lời phỏng vấn tiếng Anh
Bạn nên trả lời mail xác nhận phỏng vấn tiếng Anh càng sớm càng tốt, tốt nhất là ngay sau khi nhận được mail và tuyệt đối không nên để lâu mới phản hồi thư. Ngoài ra, cần tránh viết sai chính tả, câu cụt, thiếu ý. Nên viết câu mạch lạc, rõ ràng, đầy đủ chủ ngữ, vị ngữ.
Sử dụng những câu ngữ pháp đơn giản, không cần thiết phải sử dụng các câu hoa mỹ, phức tạp. Kiểm tra lại một lần nữa để chắc chắn rằng mail phản hồi không mắc lỗi sai ngớ ngẩn nào:
- Đầy đủ các phần, thông tin: việc trả lời email đầy đủ bố cục, thông tin, lời cảm ơn sẽ khiến nhà tuyển dụng cảm thấy được tôn trọng, có thiện cảm với bạn hơn.
- Lời lẽ lịch sự, chuyên nghiệp: Hãy thể hiện phong thái chuyên nghiệp ngay từ trong những email đầu tiên gửi đến nhà tuyển dụng. Điều đó rất giúp ích cho việc xem xét bạn của nhà tuyển dụng sau này.
- Chú ý giờ giấc gửi email: Bạn nên gửi phản hồi vào giờ làm việc trong tuần và sớm nhất có thể. Đừng bắt nhà tuyển dụng phải chờ đợi
3. Mẫu email phản hồi thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh
3.1 Mẫu thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh 1 (Xác nhận phỏng vấn)
Subject: Interview Confirmation – Sales Manager Role
Dear [Hiring Manager’s Name],
I am so happy to receive your email. Thank you for the invitation to interview for the Sales Manager role at Star Company. I am available on [Date] at [Time], and I confirm the meeting with you to discuss this position on that day.
Please let me know if you need any information prior Monday afternoon at your offices.
Sincerely,
[Your Name]
Bản dịch:
Tiêu đề: Xác nhận phỏng vấn – Vị trí quản lý Sale
Kính gửi [Tên Quản lý Tuyển dụng],
Em rất vui khi nhận được email của bạn. Cảm ơn anh/chị vì lời mời tham gia phỏng vấn vào vị trí trưởng phòng kinh doanh của công ty Star. Em rảnh vào [Ngày] lúc [Giờ], em xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào hôm đó.
Hãy cho em biết nếu chị cần thêm bất cứ thông tin gì trước [Ngày].
Trân trọng,
[Tên của Bạn]
3.2 Mẫu thư mời phỏng vấn tiếng Anh 2 (Xác nhận phỏng vấn và yêu cầu bổ sung thông tin)
Subject: Interview Confirmation – Accountant role
Dear [Hiring Manager’s Name],
I am very pleased to receive the invitation to join the interview with your company this morning.
Thank you very much for giving me the opportunity to participate in the interview to select new accountants for your company. I would like to confirm that I will definitely attend the interview on [Date].
However, during the call from the Human Resources department this morning, I have not heard about the interview location, so please let me know where the specific location is and what additional documents you need me to bring to the interview.
I’m looking forward to hearing from your company soon so that I can have the best preparation!
Best reagrds,
[Your Name]
Bản dịch:
Tiêu đề: Xác nhận phỏng vấn – Vị trí quản lý Sale
Kính gửi [Tên Quản lý Tuyển dụng],
Em rất vui khi nhận được lời mời tham gia phỏng vấn với công ty của anh/chị vào sáng nay.
Cảm ơn anh/chị rất nhiều vì đã cho em cơ hội tham gia phỏng vấn vị trí kế toán viên. Em xin xác nhận rằng em sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào [Ngày].
Tuy nhiên, trong cuộc gọi từ phòng Nhân sự sáng nay, em chưa nghe thông tin về địa điểm phỏng vấn, vì vậy xin vui lòng cho em biết địa điểm cụ thể là ở đâu và những tài liệu bổ sung nào mà anh/chị cần em mang theo trong buổi phỏng vấn.
Em mong sớm nhận được phản hồi từ quý công ty để có thể chuẩn bị tốt nhất!
Trân trọng,
[Tên của bạn]
3.3. Mẫu thư trả lời xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh 3 (Xác nhận phỏng vấn và đề xuất thời gian phỏng vấn)
Subject: Interview Confirmation – Job Title
Dear [Hiring Manager’s Name],
I hope this message finds you well.
I am writing to confirm my participation in the interview for the [Job Title] position at [Company Name]. I appreciate the opportunity and am looking forward to discussing my qualifications further.
I would like to propose the following times for the interview:
- [Option 1: Date and Time]
- [Option 2: Date and Time]
- [Option 3: Date and Time]
Please let me know if any of these options work for you or if there are other times that you would prefer.
Thank you once again for this opportunity. I look forward to your response.
Best regards,
[Your Name]
Bản dịch:
Tiêu đề: Xác nhận phỏng vấn – Vị trí tuyển dụng
Kính gửi: [Tên Quản lý Tuyển dụng],
Tôi hi vọng email này sẽ đến được bạn.
Tôi viết email này xin xác nhận tham gia buổi phỏng vấn cho [Vị trí công việc] tại [Tên công ty]. Tôi rất trân trọng cơ hội này và hy vọng sẽ được thảo luận thêm về trình độ chuyên môn của mình tại buổi phỏng vấn.
Tôi xin được đề xuất sau cho buổi phỏng vấn:
- [Lựa chọn 1: Ngày và Giờ]
- [Lựa chọn 2: Ngày và Giờ]
- [Lựa chọn 3: Ngày và Giờ]
Xin vui lòng cho tôi biết nếu bất kỳ lựa chọn nào trong số này phù hợp với bạn hoặc nếu có những thời gian khác mà bạn muốn.
Cảm ơn bạn một lần nữa vì cơ hội này. Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
3.4 Mẫu thư trả lời xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh 4 (Xác nhận phỏng vấn ở vị trí cấp cao)
Subject: Interview Confirmation – Senior Project Manager Position
Dear [Hiring Manager’s Name],
I hope this message finds you well. I wanted to express my sincere gratitude for considering my application for the Senior Project Manager position at [Company Name]. I am excited about the opportunity to interview for this role.
I would like to confirm my availability for the interview scheduled on [Date] at [Time] at your office located at [Address]. I appreciate the opportunity and look forward to discussing my qualifications and how I can contribute to your team.
If there are any specific documents or materials you would like me to bring to the interview, please don’t hesitate to let me know. I am eager to make the interview as productive as possible.
Once again, thank you for this opportunity, and I look forward to meeting with you.
Best regards,
[Your Name]
Bản dịch:
Tiêu đề: Xác nhận Phỏng vấn – Vị trí Quản lý Dự án Cấp Cao
Kính gửi [Tên Quản lý Tuyển dụng],
Tôi hy vọng email này sẽ đến được bạn. Tôi xin chân thành cảm ơn vì đã xem xét đơn ứng tuyển của tôi cho vị trí Quản lý Dự án Cấp Cao tại [Tên Công ty]. Tôi rất háo hức về cơ hội được phỏng vấn cho vị trí này.
Tôi xin xác nhận sự sẵn có của mình cho cuộc phỏng vấn đã được lên lịch vào [Ngày] vào lúc [Giờ] tại văn phòng của bạn tại địa chỉ [Địa chỉ]. Tôi rất trân trọng cơ hội này và mong muốn thảo luận về kỹ năng và kinh nghiệm của tôi cũng như cách tôi có thể đóng góp cho đội ngũ của bạn.
Nếu có bất kỳ tài liệu hoặc thông tin cụ thể nào bạn muốn tôi mang theo trong cuộc phỏng vấn, xin vui lòng cho biết trước. Tôi muốn đảm bảo cuộc phỏng vấn diễn ra một cách hiệu quả nhất.
Một lần nữa, xin cảm ơn bạn vì cơ hội này, và tôi rất mong được gặp gỡ bạn.
Trân trọng,
[Tên của Bạn]
3.5 Mẫu thư trả lời xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh 5 (Xác nhận phỏng vấn vị trí thư ký tiếp thị)
Subject: Interview Confirmation – Marketing Coordinator Position
Dear [Hiring Manager’s Name]
I hope this email finds you in good health. I am writing to confirm my attendance at the upcoming interview for the Marketing Coordinator position at [Company Name]. I am thrilled about the opportunity to discuss my qualifications further.
I will be available for the interview on [Date] at [Time] at your office located at [Address]. I appreciate your consideration and am eager to learn more about your team and the role.
If there are any documents or materials that you would like me to bring to the interview, please feel free to inform me in advance. I want to ensure a productive discussion.
Thank you once again for the invitation. I am looking forward to meeting with you and your team.
Warm regards,
[Your Name]
Bản dịch:
Tiêu đề: Xác nhận Phỏng vấn – Vị trí Thư ký Tiếp thị
Kính gửi [Tên Quản lý Tuyển dụng],
Tôi hy vọng email này tìm thấy bạn trong tình trạng tốt. Tôi viết để xác nhận sự tham gia của mình trong cuộc phỏng vấn sắp tới cho vị trí Thư ký Tiếp thị tại [Tên Công ty]. Tôi rất phấn khích về cơ hội thảo luận thêm về đơn xin việc của tôi.
Tôi sẽ sẵn sàng cho cuộc phỏng vấn vào ngày [Ngày] lúc [Giờ] tại văn phòng của bạn, địa chỉ [Địa chỉ]. Tôi rất biết ơn sự xem xét của bạn và mong được tìm hiểu thêm về đội ngũ và vai trò.
Nếu có bất kỳ tài liệu hoặc thông tin cụ thể nào bạn muốn tôi mang theo trong cuộc phỏng vấn, xin vui lòng cho biết trước. Tôi muốn đảm bảo cuộc hội thoại diễn ra một cách hiệu quả.
Một lần nữa, cảm ơn bạn vì lời mời này. Tôi mong rằng cuộc gặp gỡ tới đây sẽ có kết quả tích cực.
Trân trọng,
[Tên của Bạn]
3.6 Mẫu thư trả lời xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh 6 (Xác nhận phỏng vấn vị trí kỹ sư phần mềm)
Subject: Interview Confirmation – Software Engineer Role
Dear [Hiring Manager’s Name],
I hope you are doing well. I wanted to extend my gratitude for inviting me to interview for the Software Engineer position at [Company Name]. I am enthusiastic about the opportunity and am eager to discuss my qualifications with your team.
I hereby confirm my availability for the interview scheduled on [Date] at [Time] at your office located at [Address]. I believe my skills and experience align well with the role’s requirements, and I am excited to explore this further.
If there are any specific documents or projects you would like me to bring to the interview, please let me know, and I will ensure to prepare them accordingly.
Thank you for considering my application. I am looking forward to the interview and the possibility of joining your organization.
Sincerely,
[Your Name]
Bản dịch
Tiêu đề: Xác nhận Phỏng vấn – Vị trí Kỹ sư Phần mềm
Kính gửi [Tên Quản lý Tuyển dụng],
Tôi hy vọng rằng bạn đang khỏe mạnh. Tôi viết thư này để xác nhận sự tham gia của mình trong cuộc phỏng vấn sắp tới cho vị trí Kỹ sư Phần mềm tại [Tên Công ty]. Tôi rất háo hức về cơ hội thảo luận thêm về đơn xin việc của mình cùng với bạn.
Tôi xác nhận sẽ sẵn sàng cho cuộc phỏng vấn vào ngày [Ngày] vào lúc [Giờ] tại văn phòng của công ty bạn, địa chỉ [Địa chỉ]. Tôi tin rằng kỹ năng và kinh nghiệm của mình phù hợp với yêu cầu của vị trí này và tôi rất mong muốn khám phá điều này thêm.
Nếu có bất kỳ tài liệu cụ thể hoặc thông tin nào bạn muốn tôi mang theo trong cuộc phỏng vấn, xin vui lòng thông báo trước. Tôi muốn đảm bảo cuộc phỏng vấn diễn ra một cách hiệu quả nhất.
Một lần nữa, xin cảm ơn bạn vì lời mời này. Tôi rất mong có cơ hội gặp gỡ bạn và tham gia vào tổ chức của bạn.
Trân trọng,
[Tên của Bạn]
Một email tiếng Anh xác nhận thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp giúp bạn có lợi thế hơn rất nhiều trong bước đầu chinh phục nhà tuyển dụng. Nỗi lo thất nghiệp chỉ còn là chuyện nhỏ khi sở hữu khả năng tiếng Anh thành thạo. NativeX hy vọng với bài viết trên chia sẻ cho bạn cách trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Anh sẽ giúp bạn được một thư phản hồi đầy ấn tượng để gửi đến cho nhà tuyển dụng và chúc bạn tìm được công việc tốt nhé!
NativeX – Học tiếng Anh online toàn diện “4 kỹ năng ngôn ngữ” cho người đi làm.
Với mô hình “Lớp Học Nén” độc quyền:
- Tăng hơn 20 lần chạm “điểm kiến thức”, giúp hiểu sâu và nhớ lâu hơn gấp 5 lần.
- Tăng khả năng tiếp thu và tập trung qua các bài học cô đọng 3 – 5 phút.
- Rút ngắn gần 400 giờ học lý thuyết, tăng hơn 200 giờ thực hành.
- Hơn 10.000 hoạt động cải thiện 4 kỹ năng ngoại ngữ theo giáo trình chuẩn Quốc tế từ National Geographic Learning và Macmillan Education.
Tác giả: NativeX
